Uzaktan eğitimden devlet kurumlarına, kar amacı gütmeyen kuruluşlardan şirketlere Zoom her amaca göre gerekli güvenlik araçlarıyla çevrimiçi toplantıların istenilen kalitede olmasını mümkün kılıyor. Zoom, organizasyonların etkileşimli ve verimli toplantılar gerçekleştirilebilmesine yardımcı olmak için ihtiyaç duyulan tüm araçları sağlıyor.
Popüler video konferans platformu resmi blog sayfasında yayınladığı makalede, Zoom üzerinden güvenli biçimde nasıl toplantı düzenleneceğini, ihtiyaçların organizasyonların politikasına nasıl uyumlu hale getirilebileceğini, verimli ve etkileşimli bir yönetim kurulu toplantısının nasıl yapılacağına dair altın kuralları paylaştı.
Zoom uygulamasını şirket toplantılarınız için nasıl daha güvenli hale getirirsiniz?
Parola zorunluluğu
Herhangi bir toplantıyı daha güvenli kılmanın öncelikli kurallarından birisi toplantıya girişi şifre ile koruma altına almak. Böylelikle sanal toplantıya yalnızca parolaya sahip, davet edilmiş kişiler katılım gösterebilir. Parolayı her bir toplantı için ayrıca düzenleyebilir ya da kullanıcı, grup ya da Zoom hesabının seviyesine göre tüm toplantılar için tek şifre olacak şekilde ayarlayabilirsiniz.
Kimlik doğrulama zorunluluğu
Toplantılarınıza katılım için kimlik doğrulama zorunluluğunu şart koşarsanız, yalnızca Zoom hesabıyla video konferans uygulamasına giriş yapmış kullanıcılar toplantınıza dahil olabilir. Kimlik doğrulama, Zoom üzerinde kim olduğunu belirtmiş kişilerin toplantılarınıza dahil olması konusunda yardımcı olur.
Kayıt zorunluluğu
Zoom toplantıları öncesinde konukların adlarını, e-postalarını ve ek bilgilerini önceden kaydetmelerini isteyebilirsiniz. Bu, katılımcıların Zoom hesabına sahip olmalarını zorunlu kılmadan yönetim kurulu toplantınız için bir güvenlik katmanı sağlar.
Bekleme odalarını etkinleştirin
Beklemede Odası özelliği toplantılarınızı güvenli hale getirmenin etkin yollarından birisidir. Bekleme odası etkinleştirilmiş toplantılarda, toplantıya dahil olmak isteyen kişiye ait bilgiler toplantı sahibine ulaştırılır ve yalnızca toplantı sahibinin izniyle katılımcı sanal toplantıya giriş yapabilir.
Toplantıya telefonla dahil olmak isteyen yönetim kurulu üyelerinin kullanacakları telefon numarasını önceden kaydedin. Toplantı sahipleri, gelen çağrıların kabulünü yalnızca telefon numaralarına göre yapabilir.
Filigran ekleme
Toplantı sahipleri, toplantı esnasında paylaşılan bilgilerin gizliliğinin korunmasına yardımcı olmak için Zoom’un sunduğu 2 farklı filigranı kullanabilirler:
Görsel filigranlar: Paylaşılan bir ekranda, toplantıya katılan kişinin kendi e-posta adresinin bir bölümünde oluşan bir görüntüye, görüntülenen paylaşılmış içeriğe ve ekranlarını paylaşan kişinin videosuna yerleştirin.
Ses filigranlar: İzinsiz paylaşılan ses dosyalarını engellemede kullanın.
Toplantıyı kilitleyin
Davet edilen tüm katılımcılar toplantıya iştirak ettikten sonra sanal toplantı odanızı kilitlemeyi unutmayın. Güvenlik ayarlarına ilişkin daha fazla seçeneği güvenlik simgesine tıklayarak erişebilirsiniz.
Devam eden toplantıda güvenliği sağlama
Katılımcıları onayladıktan, toplantı gündemini sağladıktan ve yönetim kurulu toplantı tutanaklarını kaydetmek üzere bir kişi belirledikten sonra, Zoom’un diğer kontrol araçlarından tam olarak yararlanmanın zamanı geldi! Zoom, devam eden toplantılarda etkileşimi arttırmak ve daha verimli görüşmeler sağlamak amacıyla çeşitli dijital araçlara sahip:
Ekran paylaşımı: herkesin paylaşılan içeriği gerçek zaman görmesini sağlar.
Not alma: Paylaşılan ekrandan notlar alma, çizim yapma ve yorumda bulunma özelliği sağlar.
Toplantı içi sohbet: Katılımcılarınn ek dosya ve link paylaşmasını sağlar.
Anket: Gerçekleşen toplantı hakkında canlı geri dönüş sağlanması ve toplu sorulara hızlı yanıtlar için imkan sağlar.
El Kaldırma: Herkesin konuşması için şans tanır.
Tepki: Toplantı esnasında sözlü olmayan tepkilerle katılım sağlanabilir.
Zoom aynı zamanda organizasyonların gerçekleştirdiği toplantıları yerel veya bulut sisteme kaydetme özelliğine de sahiptir. Böylece ihtiyaç duyulduğunda geriye dönüş sağlanabilmektedir.
Toplantınız üzerinde daha fazla söz sahibi olmak içim güvenlik simgesinden erişebileceğiniz ayarlara göz atmayı unutmayın.
