Günümüzde firmalar arasında artan rekabet, projelerin zamanında ve kaynakların etkin kullanımıyla gerçekleştirilmesini zorunlu kılıyor. Bu nedenle gerçekleştirilen projelerde karşılaşılan operasyonel riskler ve organizasyon dahilinde oluşan iletişim ve koordinasyon problemlerini en aza indirmek için, tüm dünyada ve ülkemizdeki kurumsal firmalarda Proje Yönetimi modeli tercih ediliyor.
Proje yönetiminin temelinde proje süreçlerini iyileştirmek amacı yatıyor. Doğru tahminleme yaparak ve riskleri doğru tanımlayıp yöneterek yüksek verimlilik sağlanması hedefleniyor. Böylece proje karlılığı da artırılmış oluyor.
Proje yönetimi sürecinde ilk olarak, projeyi anlamak için satış ve teklif hazırlama/teknik tasarım ekiplerinden kapsamlı bir bilgi aktarımı yapılıyor. Proje yönetim ekibi, analiz yapıp kendi hazırladığı sistem bazlı sorulara cevap arıyor. Ardından sorumluluk matriksi oluşturuluyor, görev ve sorumluluklar belirleniyor. Oluşabilecek riskler tanımlanıp, yaşanması muhtemel sorunlara hazırlıklı olmak için planlama yapılıyor. Proje zaman planı hazırlanıyor ve proje süresince dikkatlice takip ediliyor.
Koordinasyon iyiyse başarı da artıyor
Türkiye’nin lider güvenlik teknolojisi entegratörü Sensormatic CTO’su Okan Koşar ‘Müşterilerimizin memnuniyeti için projeleri plana uygun, zamanında, planlanmış maliyetler içerisinde ve belirlenmiş kapsamı karşılayacak şekilde gerçekleştirmek çok önemli. Bu doğrultuda Proje Yönetimi, büyük ölçekli, çok lokasyonlu veya kompleks işlerin başarıyla tamamlanması için olmazsa olmaz kriterlerden’ dedi.
Proje yöneticisi ekipler arasındaki koordinasyonu ne kadar iyi sağlarsa projenin başarısının da o kadar arttığına vurgu yapan Koşar, izlenen sürecin sağladığı faydalar hakkında da şunları söyledi: “Müşterilerimizin beklentilerini daha iyi analiz ediyoruz. Projenin müşterilerimizin iş planına ve bütçesine uygun olarak hedeflenen günde ve maliyette bitirilmesini sağlıyoruz. Doğru ve zamanında bilgi akışını gerçekleştiriyoruz. Yüksek verimlilik elde ediyoruz. Ekipler arası koordinasyonu etkin kılarken süreçlerdeki gri alanları önlüyoruz. Oluşabilecek riskleri önceden tanımlayarak, bunları kontrol altında tutabiliyoruz. Proje sonunda iyi ve kötü yapılanları analiz ediyoruz. Rekabet avantajı yaratıyor ve kurumsal hafıza oluşturuyoruz. Performans ve kaliteyi değerlendirme fırsatı yakalıyoruz. Ayrıca PMI standartları kullanıldığı için farklı sektörlerde de olsak aynı dili konuşuyoruz.”
